目前分類:【工作觀念】 (5)

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公司每當有新人到任,到職前的一週(左右),人資部門都會發公告給相關部門(總務/財務/MIS)等,請各單位事先備妥新人會用到的設備,以及作好系統上的設定(比如email 帳號開立)

前兩天有一位經理,在星期一早上報到,到了第二天下午,跑來問人資,他有新電腦可用嗎?

處理的過程就不細述了,總而言之,負責的MIS,推託"事先不知情",然後匆忙地整理好一台筆電,交差了事;事後,MIS 主管,去找人資吵了一頓,說人資為什麼沒發mail 通知,而HR 反擊你眼睛有問題嗎?我在幾月幾號就發信了,不信你看我的寄件備份...

這種事也不是第一次了,雖然頻率不高,但偶爾一次,就足以造成部門間的衝突及對立;如果每次都是吵架了事,事情永遠無法解決。

既然公司有導入Workflow 系統,怎麼能不拿來利用呢?於是我主動去找人資,了解整個新人報到流程,然後花點時間,開發了一個電子表單,以後新人來,只要人資在HRMS 裡建立新進員工基本資料,就會自動觸發流程,提醒相關單位淮備及會簽,同時,系統自動建立email 帳號,以及相關系統設定,人工作業也免了;最後,憑系統Log,有憑有據,再加上定時發出的push mail,誰也無法再藉口說,沒看到信,不知情。

這是一個流程改善的例子;事實上,只要有心觀察,我們一定都可以找出平日工作流程上的問題,並加以改善;比起一昧地接招(使用者的需求),自己想的idea, 也會有趣/有成就感許多。

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業界對公司的資訊系統的導入,普遍存在一個奇怪的現象:「別人有什麼,我也要有,否則就是沒競爭力!」

前兩天聽一位高階主管說:「你們MIS 看看同行的xx電子,他們什麼都有! ERP /CRM/SCM/MES /RMA/……我們怎麼跟對方比?」

隨著公司的成長,我們會陸續導入各種系統:採購部為了提昇效率,會要求要導入e-Procurement(電子採購);客服部為了提高客戶滿意度,要導入CRM(客戶關係管理)及RMA(售後服務及維修管理);業務部可能應客戶稽核的要求,要導入MES或SFCS(製造執行系統/產線控制系統)…… 這些熱門的系統,動輒7位數甚至8位數以上的花費,加上大量的人力投入,快的話半載,慢的話一兩年才上線,所帶來的效益,卻大多實現於該需求單位,其他部門可能只是「聽說過」有這麼一件事,對他們來說,幫助幾乎等於零。

上述現象,並不代表導入這些系統是錯誤的,只是以「對公司的邊際效益最大化」(或最大C/P值)來說,往往卻比不上下述三項的貢獻:

1. Mail / FTP / File Server /Fax Server / VoIP / ......
2. EIP (查分機、訂便當、訂會議室、請假、發公告、查詢公司規章制度……)
3. User 電腦操作教育訓練

看到這,可能很多人要大呼上當了?「這些我們早就有了呀!」

有歸有,但品質如何?

Mail/FTP/.. 等,達到99.99%以上的服務比率(Service available rate)了嗎?
-->不要小看這個數字,若能達到,則網管的功力及經驗也必定大幅提昇

EIP 裡的功能,足夠幫助員工,使其能專心於專業項目的發揮而不用煩心於一些辦公室的瑣事嗎?
-->等於人人都有一位不會累的助理

員工的電腦程度,夠「高竿」嗎?
-->有沒有人去算過,如果每位員工都會操作 MS Windows 裡的熱鍵,如Ctrl-C/Ctrl-X/Alt-F4/…… 將會提高整個公司多少工作效率嗎?如果他們都知道不能開啟來路不明的網頁或檔案,會減少多少資安上的問題?

千萬不要小看它這些所謂的 OA(辦公室自動化);如果能把這些項目作好,所產生的綜效,比很多麗而不實的系統大得多了!以長遠來看,管理者應把它們視為「紮馬步」的基礎功,只要馬步穩了,學其他功夫自然事倍功半!


所以親愛的主管們,在出發到遠眺的那片美景之前,是否停下腳步,看看自己的食糧是否充足?體力是否足夠?

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現在企業流行外包(Outsourcing ); MIS 部門也不例外. 最常見的是, 台灣的MIS 負責談需求 & 開 SA/SD 規格書(Specification), 然後交給大陸的IT 寫程式, 最後再由台灣驗收及上線.

於是乎, 主管會跟我們說: 「請大家要提昇自己的層次, 不要一直埋頭寫程式, 要學會作PM(專業管理)呀! 」、「你知道你一個人可以在大陸找幾個人嗎? 公司可不是請你來寫程式的」、......

於是乎,「 號稱 」PM(專案工程師? 專案副理?)的人愈來愈多了, 連剛進這行只有一兩年的人, 也整天開著 Word/Visio/..., 想著如何遵循所謂標準的"樣版"(Template), 來寫出一本洋洋灑灑令人讚嘆的文件......

這種兩岸分工的方式, 背後所依據的前提條件是:

1.寫程式沒前途, 作 PM(or SA)才高尚

2.只要有心, 人人都是PM. 所以每位MIS, 不分男女老少, 眾人扶老攜幼, 朝 PM 的大道邁進



可惜實情往往不是如此.

第一, 除了少數天才以外, 每位(AP Team 的)MIS 都要歷經至少 3~5 年以上的基本功, 才有資格作SA! 新鮮人在前期大概只能維護舊的程式, user 的需求單要花較長時間才能理解並想出系統中應修改的部份, 同時因為對實務的不熟悉, 往往被user 牽著鼻子走; 到了中後期, 反應快了, 流程也熟了, 才有能力慢慢寫出"夠格"(Qualified)的系統文件, 如 ERD/System Flow/成本效益評估/Function Spec. /... 等; SA 的經驗夠了,"軟性技能"(soft skill, 比如溝通及人際關係)也有了, 才俱備去規劃及推展一個專案的基本能力.

第二,一個人能不能扮演好(或適不適合)PM 或 SA 的角色, 除了經驗外, 天生的「個性」也佔極大的影嚮!

-->內向寡言的人, 要他去主持跟 user 的會議? 去跟催(follow)各單位的進度?

-->喜歡鑽研網管技術或寫程式的人, 硬要他離開電腦, 整天忙著聯絡廠商及寫評估報告?

齊頭式的平等, 等於是種罪惡! 而有太多MIS 的不滿, 都是起緣於此.

主管該時時思考, 如何適才適任, 讓各人將興趣與工作結合, 讓不同專長的人互補有無?

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先說明我對MIS 中手的定義:

1.約3~5年 MIS 經驗
2.表現不錯的話, 應該已經是Team Leader 或主管了; 這要看公司規模及機緣而定

必須聲明的是, 這只是我的定義, 每個人的認知不同, 別在這上面打轉喔!
另外, 我本身熟的是商業系統開發, 網管或SE的部份我只略懂, 所以不討論這部份

該有的能力:

1.熟1~2種程式語言; 所謂的熟不是要精通底層那種, 而在於能悠遊於在UI 及 D/B的結合上; 以MS 的solution 為例, 只要User 講得出邏輯, 就能利用VB 及 MS SQL Server 寫出任何商用的系統, 且效能/UI/Security 等各方面都還ok, 至於能不能寫出很棒的COM+元件或 Web Service 倒還是其次, 所謂術業有專攻, 那些可以交給軟體公司去作; 當然, 有那種能力絕對是加分, 但不是必要條件

2.給一張白紙, 能很快順利劃出公司主要的業務流程及交待重要商業邏輯

3.在自認較熟的領域(MES or BI or B2B or..), 能說出詳細的實務運用, 包括流程/演算法(Algorithm)等; 且, 不但知道其然(What), 還要知道其所以然(Why)

4.表達及溝通能力; 上面的第2和第3點, 對於初次見面的人, 能在最短時間內讓他了解. (帶新人和面試時很重要)

5.對於曾參與開發或維護的案子(系統), 能在反省及消化後歸納出一套屬於"自己的" Know-How, 包括系統開發各階段的定義及輸入輸出(Input-Process-Output) / Document format standard / Coding Rule / 維護機制 / Schedule 管理方法 / Team work 機制等等


再來談談該有的工作態度

1.對於上司, 能相處融洽且理念相同那是最好, 不然至少要掌握他(們)真正foucs 的重點, 還有什麼是真正對公司營運上有幫助的; 前提當然是老闆不能太差, 不然的話只好: (1)用Performance 証明自己是對的 (2)想法子(不是耍手段)取而代之 (3)學完東西(know-how)後,走人!
我看過不少和老闆處不來的, 先是爭得面紅耳赤, 然後在背後批評, 最後把工作擺爛混日子! 這豈不是太對不起自己的人生及人格了?

2.對於後進, 能熱心提攜及因材施教(熱心不難, 難的是把人放在"對"的位置上); 有些人雖然昇遷很快, 但下屬們多半不以為然, 不是因為他技術能力不足, 而是強勢得讓人討厭, 或吝於分享自己的所有; 我期待自己不是那樣的人

3.用服務業的心態來經營自己的User; 不是要狗腿, 而是能取得User 對我們的信任
=> 這點用說的簡單, 但學問很大, 也沒什麼標準答案; 重點是真心真意為他們著想, 多站在別人的角度思考事情, 別太本位主義

4. 滾石不生苔, 別常換工作; 每家公司都有他獨特的domain knowledge , 除非我們不想學, 不然沒有3年以上的功夫豈能一窺堂奧?

慢慢地, 我們大部份的MIS 工程師都想朝SA 及PM(專案管理)等主管職務邁進; 既然想作主管, 就要學習主管的思維方式. 簡單來說, 老闆及 User 們只關心案子的成本及品質, 其次是進度, 最後才是技術能力; 人際關係的融洽及與User 之間的互信合作, 比拿幾張證照都來得重要!

以上隨筆, 謹和同身為MIS 的你分享! 若有辭不達意處還請指教.

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(這篇文在幾年前(2002)我曾發表於【程式設計俱樂部】, 那裡有許多回應, 有興趣的可以去看看-->這裡這裡)




給MIS新鮮人的建議




這篇短文,希望能對正在就學中的學生或有志於MIS 工作的社會新鮮人提供一點幫助

建議一:多注意龍頭大廠的動向
  資訊界的產品生命週期很短,各個資訊大廠無日無刻不在新的技術或標準上鑽研,而這些 東東往往決定了你的所學在未來的投資報酬率,因此我們最好能持續性地觀察他們;抽象 如公司願景(Vision)、市場策略(Strategy),具體如主力產品、各版本特性、系統架構( infrastructure)、獲利(或虧損)狀況等;以上所提的,不一定要深入研究,但最少要有 概念;閉門造車是技術人員的通病,能在學校時期即培養寬廣的視野對未來必有助益。


建議二:低階難懂的技術勿放棄
  所謂的低階,非LOW LEVEL,而是指”核心”(kernal)的技術;雖然在Windows interface 中,處處強調 User Friendly 或WYSIWYG (所視即所得)的觀念,但,那是對 使用者(User) 而言;資訊人員最好能撥開軟體中的層層包裝,直探核心部份!以Linux 而言,只會X-Windows 是不夠的,透過 Command 才能發揮所有功能;寫網頁的人不能只 玩玩 FrontPage 或 DreamWeaver ,想作出商用網站不能不學HTML、ASP、CGI等;玩硬體 的人最好也要會組合語言及電路學;學網管則對各種安全認証機制不能陌生....... ;這些低 階的(其實是進階的)技術,因為艱澀難懂,很多人因此望而生畏,列為拒絕往來戶; 可惜的是,這種高進入門檻的技術,才能讓我們建立最正確的觀念;同時這種Know-How 因其 為核心,不容易改朝換代,投資效益也是最高的;去看看國內的程設界行情吧!是寫VB的人 搶手還是搞Firware、Driver的人熱門?

  想強調的是,解決一個問題,最好試著從多個角度去思考,不要太依賴既有的Solution, 實務上的可能性是千變萬化的。


建議三:培養閱讀英文Paper 的能力
  不管如何,現有的軟體大多為英語系國家所開發出來;雖然很多外商的台灣子公司或有志 人士致力於中文化,但以量而言畢竟仍佔少數,只有大家常用的軟體有中文的介面,何況 即使是那些軟體,輔助說明的部份仍以英文為主;有學過MS Visual Studio 中任一套開 發工具(如VB,VFP)的人就知道,它的Help 係存在MSDN 的光碟中,其中包含了數百MB的 使用說明及範例,而且99%都是英文的!即使大如微軟,亦只能針對使用者介面部份作中 文化,所以當程式設計師碰到問題時就要具備閱讀基本英文資料的能力了。
  資訊人員英文不一定要出類拔萃,但對常用的專用術語絕不能陌生,如Protocol (網管常 遇到)、inheritance(OOP領域)、Multi-tier(主從架構設計領域)等,在 survey solution 時常會看到,即使看不懂Paper 中逐句的意思,但起碼要理解整篇的大綱。有很多人告訴我:看到英文就暈了,他們寧願自己不停地try & error,或是上網到處求救,就是不肯花幾分鐘看看這 些文件。英文的文件或書藉有個好處,就是它"大部份"都寫得較中文資料淺顯,不嫌煩瑣 地說明每個步驟,只要花點心思,自然就能克服恐懼感;撇開這些,好的英文畢竟能為你 的身價帶來加分的效果,希望大家不要再 Say "No!" 了


建議四:建立分析、溝通及管理方面的正確觀念
  資管系的學生都修過"資訊管理"、"系統分析"、"系統設計"等課程,這些課程大部份偏重 於理論的介紹,就算書中或教授舉了許多實務上的例子,對於無工作經驗的學生還是體會 得有限吧!因此囫圇吞棗、臨考前死背者比比皆是,到了畢業後就還給老師了。倒是技術 面,因為新軟體、新名詞一直出現,感受到的壓力是直接的,因此大多數的人都會再進修 。

  除非您立志終生於研發或專業職的工作,否則我建議上述那些Priority 排到後面的課程 還是要投入心思,因為它會幫助我們建立正確的"Sense";這個 "Sense" 或可解釋為「處 理工作上一些沒有標準答案問題的直覺」。

  舉例來說,一家公司剛來了兩位無經驗的程式設計師(A &B),都被指派了相同的練習題( 或許是幾支簡單的維護與報表程式);當完成後就以下項目評分:(滿分為五顆星)

                      A       B
        寫作速度         ★★★★★   ★★★
        正確性          ★★★★    ★★
        測試項目是否齊全     ★★★★    ★★★
        USER 操作介面友善程度  ★★★     ★★★★
        效能(Performance)     ★★★     ★★★★
        程式碼結構化程度     ★★★     ★★★★
        程式碼中的註解說明    ★★      ★★★★
        總分           24      24


   同樣是24分,誰的表現較好呢?

  我比較傾向於給B較好的評價;以前三項A領先的項目分析:A在Coding 上的經驗較豐富, 可以快速上手,對於任務也可以如期交差,通常主管會依賴他來快速完成專案。但就觀念 而言,則B有進一步成為SA 或PM 的潛質,為什麼呢?介面的 Friendly 及效能考量,代 表他能為使用者著想(程式正確並不代表使用者會樂於使用!);程式碼的結構化及註解, 將為團隊合作(別的PR.接手維護他的程式)及共用性帶來好處。這些觀念通常在程式撰寫 的Know-How 中較少被人提起,但長期而言它們卻是影嚮系統成敗的重要關鍵!

  我接觸過一些優秀的 IT 人員;憑著多年的磨練,他們大多對於架構及實作一個系統駕輕 就熟,但使用者或同仁的評價卻非很好,其中之一的原因,在於他們忽略或不重視某些 "隱性要素" (Invisible Factors),造成系統品質不良,而這種觀念的養成,在學生時代 能多接觸一些相關理論是很有幫功的。

  以上是個人就工作上的經驗,提供給晚進的一點建議,當然諸如:「虛心求教」、「建立 人脈」、「慎選行業」等,不但適用於資訊業,我想放諸求職上無不正確,因此就不多提 了;另外,以上或因個人環境而有不適用之處,也請各位自行拿捏了。

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