公司每當有新人到任,到職前的一週(左右),人資部門都會發公告給相關部門(總務/財務/MIS)等,請各單位事先備妥新人會用到的設備,以及作好系統上的設定(比如email 帳號開立)

前兩天有一位經理,在星期一早上報到,到了第二天下午,跑來問人資,他有新電腦可用嗎?

處理的過程就不細述了,總而言之,負責的MIS,推託"事先不知情",然後匆忙地整理好一台筆電,交差了事;事後,MIS 主管,去找人資吵了一頓,說人資為什麼沒發mail 通知,而HR 反擊你眼睛有問題嗎?我在幾月幾號就發信了,不信你看我的寄件備份...

這種事也不是第一次了,雖然頻率不高,但偶爾一次,就足以造成部門間的衝突及對立;如果每次都是吵架了事,事情永遠無法解決。

既然公司有導入Workflow 系統,怎麼能不拿來利用呢?於是我主動去找人資,了解整個新人報到流程,然後花點時間,開發了一個電子表單,以後新人來,只要人資在HRMS 裡建立新進員工基本資料,就會自動觸發流程,提醒相關單位淮備及會簽,同時,系統自動建立email 帳號,以及相關系統設定,人工作業也免了;最後,憑系統Log,有憑有據,再加上定時發出的push mail,誰也無法再藉口說,沒看到信,不知情。

這是一個流程改善的例子;事實上,只要有心觀察,我們一定都可以找出平日工作流程上的問題,並加以改善;比起一昧地接招(使用者的需求),自己想的idea, 也會有趣/有成就感許多。

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